Polityka prywatności

Polityka prywatności obowiązuje od 5 października 2026 r.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Daniel Urbaniak, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą FHU MDC Daniel Urbaniak, ul. Franciszka Winowicza 7, 64-000 Kościan, NIP 6981185366 (dalej: „Administrator”).

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z Administratorem e-mailem: biuro@otssystem.pl, telefonicznie: +48 660 279 553 lub pisemnie na adres podany powyżej.

2. Jakie dane przetwarzamy

• dane Konta: imię, nazwisko, adres e-mail, hasło (przechowywane wyłącznie w postaci zabezpieczonej kryptograficznie), numer telefonu,
• dane do zamówień i faktur: adres dostawy, nazwa firmy, NIP, adres rozliczeniowy,
• dane o zamówieniach, płatnościach, reklamacjach i zwrotach,
• treść wiadomości przesyłanych przez formularz kontaktowy, zapytania ofertowe i e-mail,
• dane techniczne: adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, historia logowań, dane zapisywane w plikach cookies.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• prowadzenie Konta i zawarcie oraz wykonanie umowy (realizacja zamówienia, dostawa, płatność, obsługa zwrotów) – art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
• wypełnienie obowiązków prawnych, w szczególności podatkowych i rachunkowych (faktury, ewidencja) oraz rozpatrywanie reklamacji – art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
• odpowiedź na zapytania z formularza kontaktowego, zapytania ofertowe i korespondencję – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na komunikacji z klientami) lub art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy zapytanie dotyczy zawarcia umowy,
• zapewnienie bezpieczeństwa Sklepu, wykrywanie nadużyć i zapobieganie im oraz ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
• działania wymagające zgody (np. newsletter, jeżeli zostanie udostępniony) – art. 6 ust. 1 lit. a RODO; zgodę można wycofać w każdej chwili bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do założenia Konta i realizacji zamówienia. Dane do faktury są wymagane przepisami podatkowymi.

4. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów:

• dostawcy hostingu, serwerów i poczty elektronicznej (OVH sp. z o.o. i spółki z grupy OVH),
• operatorzy płatności: PayPro S.A. z siedzibą w Poznaniu (Przelewy24) oraz PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. z siedzibą w Luksemburgu – w zakresie płatności dokonywanych za ich pośrednictwem,
• przewoźnicy i firmy kurierskie realizujące dostawę,
• podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi księgowe i prawne,
• podmioty świadczące usługi informatyczne i serwisowe na rzecz Administratora,
• organy publiczne – gdy obowiązek przekazania wynika z przepisów prawa.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady dane przetwarzane są na terenie EOG. W przypadku płatności PayPal dane mogą być przekazywane przez operatora do państw spoza EOG, w tym do USA, na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych.

6. Okres przechowywania danych

• dane Konta – do czasu usunięcia Konta,
• dane dotyczące zamówień i faktur – przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, zgodnie z przepisami podatkowymi,
• dane przetwarzane w celu dochodzenia lub obrony roszczeń – do upływu okresu przedawnienia roszczeń,
• korespondencja i zapytania – przez czas niezbędny do ich obsługi, a następnie do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń,
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do jej wycofania,
• dane techniczne i logi bezpieczeństwa – nie dłużej niż 12 miesięcy.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Każda osoba ma prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• wycofania zgody w dowolnym momencie,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Aby skorzystać z praw, wystarczy wysłać wiadomość na adres biuro@otssystem.pl. Część danych Klient może samodzielnie zmienić lub usunąć w swoim Koncie.

Dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania wywołującego skutki prawne.

8. Pliki cookies

Sklep używa plików cookies (małych plików tekstowych zapisywanych w przeglądarce) niezbędnych do jego działania, w szczególności do:

• utrzymania sesji i zalogowania do Konta,
• zapamiętania zawartości koszyka i ustawień (np. języka, waluty),
• zapamiętania informacji o wyświetleniu komunikatu o cookies,
• zapewnienia bezpieczeństwa (ochrona formularzy przed nadużyciami).

Cookies niezbędne nie wymagają zgody. Ustawienia cookies można zmienić w przeglądarce, w tym je zablokować lub usunąć, jednak wyłączenie cookies niezbędnych uniemożliwi logowanie i składanie zamówień.

Strona zawiera linki do profili Sprzedawcy w serwisach Facebook i YouTube. Po przejściu na te serwisy obowiązują zasady prywatności ich operatorów.

9. Bezpieczeństwo

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne chroniące dane, w tym szyfrowane połączenie HTTPS, zabezpieczone przechowywanie haseł, kontrolę dostępu i kopie zapasowe.

10. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana, w szczególności w razie zmian przepisów lub sposobu działania Sklepu. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie.